Wat als een dierbare overlijdt in het buitenland?

We wensen het niemand toe, maar als een van je naasten sterft in het buitenland, kan je rekenen op hulp bij alle administratieve formaliteiten en bij de repatriëring.

Elk jaar overlijden 1.200 à 1.450 Belgen in het buitenland, zo blijkt uit cijfers van uitvaartspecialist DELA. Een deel daarvan wordt naar België gerepatrieerd. Welke formaliteiten komen daarbij kijken? Hoe geraak je aan een overlijdensakte? Wat als de overleden persoon geen reisbijstandsverzekering had? Kan je ook terecht bij je ziekenfonds?

Vaststelling door arts en overlijdensakte

Net als bij een overlijden in België, moeten er snel twee zaken gebeuren: het overlijden moet vastgesteld worden door een arts en er moet een overlijdensakte worden opgemaakt (een akte van de burgerlijke stand die als basis dient voor tal van regelingen die je na een overlijden moet treffen). “Voor het medische attest moet de familie niet tussenkomen. De vaststelling van het overlijden gebeurt door de lokale autoriteiten”, vertelt een medewerkster van de Directie Noodbijstand bij de FOD Buitenlandse Zaken.

Iets anders is de overlijdensakte. Goed om te weten: de FOD Buitenlandse Zaken is je eerste hulplijn! BZ werkt vanuit Brussel, maar ook via lokale ambassades, consulaten en ereconsuls. Op die manier is er overal ter wereld wel een dienst die relatief dichtbij is. “Bij een overlijden in het buitenland is Brussel constant in overleg met onze post in het buitenland, die goed op de hoogte is van de plaatselijke regelgeving en gebruiken”, legt de medewerkster BZ uit. “Zo zijn er plekken waar het lichaam pas vrijgegeven wordt na een autopsie, bijvoorbeeld. We bieden eerst en vooral een luisterend oor en begeleiden de getroffen familie doorheen de verschillende stappen die ze moeten zetten.”

Burgerlijke stand in het buitenland

“In principe is het de burgerlijke stand van de plaats van overlijden die de overlijdensakte zal opmaken”, gaat de Directie Noodbijstand verder. “Maar een burgerlijke stand in het buitenland is vaak niet te vergelijken met die van bij ons. In Thailand bijvoorbeeld moet het overlijden aangegeven worden door een Thaise onderdaan. Dat kan dan bijvoorbeeld de Thaise begrafenisondernemer zijn die daarvoor volmacht gekregen heeft van de familie.”

In de Europese Unie zal de ambassade nooit tussenkomen om een overlijdensakte op te maken, maar dat gebeurt soms wel als het overlijden in een land buiten de EU plaatsvond. Als het onmogelijk blijkt om via de lokale burgerlijke stand een overlijdensakte te laten opstellen, kan de Belgische ambassade dit doen. Let wel, de opmaak dient binnen de 30 dagen na het overlijden afgerond te zijn.

In België

Eens de buitenlandse akte gemaakt is, kan je ter plekke een meertalig afschrift vragen, waarmee je terecht kan bij de gemeente van de overledene in België. “Bij een overlijden in de EU is er nooit een probleem met de erkenning van de buitenlandse akte”, geeft de Directie Noodbijstand mee. “In België wordt de akte dan opgenomen in het Rijksregister en overgeschreven in de DABS (Databank voor Akten van Burgerlijke Stand) en kan je zo aan de afschriften en uittreksels geraken die je nodig hebt, bijvoorbeeld bij de notaris. Bij een overlijden buiten de EU moet de buitenlandse overlijdensakte erkend worden. Soms bestaan hiervoor internationale verdragen, maar meestal moet je zelf nog voor de legalisatie zorgen, zowel van de akte als van de beëdigde vertaling. Hoe je dat moet doen vind je terug op de website van de Belgische ambassade van het land waar het overlijden plaatsvond. Buitenlandse Zaken kan je ook helpen aan adressen van advocaten en notarissen ter plaatse die jou daarmee (tegen betaling) kunnen helpen. In het Verenigd Koninkrijk zal bijvoorbeeld eerst een voorlopige akte worden afgegeven, maar daarmee kan je al de nodige administratieve stappen zetten in België. De definitieve overlijdensakte is er soms pas na zes maanden beschikbaar.”

“We kunnen niet genoeg benadrukken hoe belangrijk een goede reisbijstandsverzekering is”, benadrukt de Directie Noodhulp. “Het overbrengen van een overleden persoon uit Azië bijvoorbeeld kost al snel tienduizenden euro’s! En check ook zeker het reisadvies op de website van Buitenlandse Zaken als je naar verre oorden of conflictgebieden trekt. Als BZ afraadt om naar een bepaald gebied te reizen, kan het zijn dat je verzekering hiervoor niet tussenkomt.”

Repatriëring: wat biedt je ziekenfonds?

Wat als de overleden persoon geen reisbijstandsverzekering had genomen? Nemen onze ziekenfondsen dan de repatriëring in handen? Onze ziekenfondsen hebben een bijstandscentrale, die onder meer bijstand biedt als je op reis bent. Afhankelijk van bij welk ziekenfonds je aangesloten bent, zal je terecht kunnen bij de Bijstandscentrale Mutas (christelijke, socialistische, liberale en neutrale ziekenfondsen en Railcare, het ziekenfonds van de NMBS) of bij Mediphone Assist (Helan, Partenamut). Die diensten zijn 24/24 uur, 7/7 dagen bereikbaar.

“De bijstand op reis maakt deel uit van de dienstverlening geboden op basis van de aanvullende verzekering”, vertellen Solangia Uyttendaele en Jef Reyniers van Mutas. “Als de familie dit wenst, dan voorzien alle ziekenfondsen in de bijstand om het stoffelijk overschot van iemand die in het buitenland is overleden te repatriëren naar België. Tenminste als voldaan is aan de voorwaarden die je op de websites van de ziekenfondsen vindt. Het gaat enkel over mensen die op reis zijn, niet om mensen die in het buitenland wonen.”

“Ook belangrijk: de kosten die ze exact in aanmerking nemen, zijn niet bij elk ziekenfonds hetzelfde”, benadrukt Solangia Uyttendaele. Kijk daarom op de website van je ziekenfonds. Wat ze allemaal gemeen hebben, is de tussenkomst voor de kostprijs van de kist, maximaal 1.500 euro.

“We krijgen vaak de vraag of we een reiziger wiens familielid in België overleden is snel naar ons land kunnen terugbrengen”, vertelt Jef Reyniers. “Maar deze dienstverlening biedt Mutas niet. Op dit vlak kan een privé reisbijstandsverzekering aanvulling bieden. Er zijn ook verschillen tussen ziekenfondsen op het vlak van de geografische dekking. Informeer dus bij je eigen ziekenfonds of je bijvoorbeeld een overleden familielid vanuit de VS kan laten repatriëren of niet.”

“Nog een ander punt is de oorzaak van het overlijden”, vult Solangia Uyttendaele aan. “Bij een plots overlijden, bijvoorbeeld na een auto-ongeval of hartaanval, zal er zeker bijstand zijn. Maar iemand die overlijdt na een ongeval bij een gevaarlijke sport, zal niet via ons gerepatrieerd kunnen worden.”

Worden ook reisgenoten gerepatrieerd? “Bij Mutas voorzien de ziekenfondsen een tussenkomst voor de terugkeer van één reisgenoot. Dat is niet noodzakelijk met hetzelfde vervoer als de overleden persoon, om logistieke redenen”, antwoordt Jef Reyniers.

Hoe verloopt het, eenmaal je Mutas hebt verwittigd van het overlijden van je familielid? “Dan contacteren wij een van onze partners die de repatriëring van het stoffelijk overschot verzorgt. Zij zorgen voor de verdere afwikkeling, het transport, het contact met de familie, en de eventuele administratieve afhandeling. In sommige landen moet het lichaam van de overledene verplicht gebalsemd worden. Die kost nemen wij ten laste. Wat Mutas niet ten laste neemt is de kost van de begrafenis of crematie ter plaatse. Eventueel is er wel tussenkomst voor de kist of voor administratieve kosten.”

Extra dekking via privé reisbijstandsverzekering?

“De bijstandscentrale van je ziekenfonds komt vooral tussen in de EU en rond de Middellandse Zee. Bij een verzekeraar heb je de keuze. In functie van je reisplannen kan je een wereldwijde dekking nemen”, zegt Peter Wiels, woordvoerder van Assuralia. “Wij bieden ook technische hulpverlening. Als bijvoorbeeld de bestuurder van de wagen overlijdt, dan kan de verzekeraar ook het voertuig repatriëren.”

Maar er zijn ook uitsluitingen. “De begrafeniskosten ter plaatse zijn meestal niet gedekt in een reisverzekering. En ook bij privé verzekeraars zijn gevaarlijke sporten evenmin gedekt. Check de rubriek uitsluitingen in het contract of vraag raad aan je verzekeraar. Controleer zeker ook of repatriëring bij overlijden expliciet in de polis staat. De waarborg kan van verzekering tot verzekering verschillen. Vaak is zelfdoding uitgesloten, en beperkingen zijn ook courant als er sprake is van alcoholmisbruik of drugs. Soms moet je de kosten voor een repatriëring voorschieten en krijg je die daarna terugbetaald binnen de limieten van het contract.”