Réunions au bureau: pourquoi elles vous agacent (et comment y remédier)?

Trop longues, mal préparées, inutiles... Les réunions de travail irritent de plus en plus. Près de quatre employés belges sur dix déclarent être régulièrement agacés par ces moments censés améliorer la collaboration.

Vous aussi, vous trouvez que certaines réunions au bureau sont une perte de temps? Vous n’êtes pas seul. D’après une enquête récente du spécialiste de la gestion du temps Protime, près de 73% des employés francophones belges admettent être parfois irrités par les réunions. Pire encore : 38% d’entre eux affirment que c’est souvent – voire systématiquement – le cas. Un constat qui prend de l’ampleur avec l’âge: les plus de 55 ans sont 44,6% à se sentir agacés par ces rassemblements chronophages, contre 29,2% des moins de 35 ans.

Trois heures perdues chaque semaine

La principale raison? Des réunions jugées inutiles. Souvent, les discussions tournent en rond, sans objectif clair ni décision concrète. Résultat: 3 heures de travail perdues chaque semaine en moyenne. Pour un salarié sur dix, cette perte grimpe même à six heures ou plus.

Voici le top 5 des frustrations en réunion:

1. Des sujets inutiles ou sans pertinence (42,2 %)
2. Trop de temps consacré à des discussions stériles (38,1 %)
3. Aucune action décidée à la fin (33,9 %)
4. On s’écarte trop de l’ordre du jour (27,9 %)
5. Tout le monde ne peut pas s’exprimer (22,5 %)

Trop de participants, trop de blabla?

Autre souci mis en avant: la concentration chute rapidement. Plus de 43% des employés peinent à rester attentifs au-delà de 30 minutes, et trois quarts décrochent après 45 minutes. Une durée bien trop longue, selon les spécialistes. « Les réunions ne constituent pas une fin en soi, mais un moyen stratégique. Seuls ceux qui partent d’un objectif clair, d’un ordre du jour précis et avec les ‘bonnes’ personnes autour de la table – pensez à la règle des deux pizzas: n’invitez pas plus de participants que ce que deux pizzas peuvent nourrir – obtiennent de bons résultats », explique Lode Godderis, professeur de médecine du travail à la KU Leuven. « Si trois personnes sur quatre décrochent mentalement après 45 minutes, il faut arrêter d’organiser des réunions par habitude. »

Comment améliorer l’efficacité des réunions ?

Heureusement, plus de 80 % des entreprises mettent déjà en place des mesures pour rendre les réunions de travail plus efficaces :

• Fixer un objectif clair dès le départ (26,2 %)
• Respecter un planning précis (18 %)
• Préparer la réunion à l’avance est devenu une obligation (17,1 %)
• Aboutir à des actions concrètes à la fin (16,5 %)

D’autres bonnes pratiques émergent, comme désigner un animateur, interdire les smartphones ou organiser des réunions en mouvement (stand-up meetings ou walk & talk).

Travailler mieux, ensemble