Eerste herinneringsbrief bij onbetaalde factuur gratis vanaf september

De eerste herinneringsbrief bij de laattijdige betaling van een factuur wordt gratis. De nieuwe wet treedt op 1 september in werking.

Het wetsontwerp dat in april werd goedgekeurd en in mei in het Staatsblad verscheen, gaat op 1 september in voege. Tot nu moest wie zijn facturen niet op tijd betaalde bij de ontvangst van een herinneringsbrief vaak al extra kosten betalen. Daar komt verandering in.

Consumenten hebben na ontvangst van de eerste herinneringsbrief minstens 14 kalenderdagen de tijd om hun schuld af te lossen, zonder extra kosten. Als de factuur dan nog niet betaald is, kunnen verwijlintresten en/of kosten worden aangerekend. Die zijn wel geplafonneerd.

Eerste herinnering gratis

Als consument moet je eerst een (gratis) herinnering krijgen waarin de leverancier hem of haar 14 kalenderdagen bedenktijd geeft. Deze gratis herinnering moet minstens de volgende zaken bevatten:

• het verschuldigde saldo en het bedrag van het schadebeding dat wordt geëist bij niet-betaling
• de naam of benaming, het ondernemingsnummer van de onderneming die schuldeiser is
• een beschrijving van het product dat de schuld heeft doen ontstaan, alsook de datum van opeisbaarheid van deze schuld
• de termijn waarbinnen de schuldvordering moet terugbetaald worden vooraleer enige kost, interesten of vergoedingen mogen worden gevorderd (die termijn moet dus minstens 14 kalenderdagen bedragen).

Let op: er werd een uitzondering gemaakt voor kleine ondernemingen. Zij mogen de intrest berekenen vanaf de dag waarop de eerste gratis herinnering werd verstuurd. Het invorderen van die intrest kan pas vanaf het verstrijken van de herinneringstermijn van 14 dagen. Onder ‘kleine onderneming’ wordt in dit geval verstaan: vennootschappen die op balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar niet meer dan twee van de volgende criteria overschrijden:

• jaargemiddelde van het aantal werknemers: 50;
• jaaromzet, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde: 9 000 000 euro;balanstotaal: 4 500 000 euro.

Als je de herinnering op papier ontvangt, dan begint de termijn van 14 dagen pas te lopen vanaf de 3e werkdag na verzending. Ontvang je de herinnering via mail, dan begin de termijn van 14 dagen de kalenderdag na de verzending te lopen.

Gaat het om een overeenkomst voor doorlopende diensten (met periodieke facturen zoals bij nutsbedrijven enz.), dan moet bij wanbetaling op drie verschillende vervaldagen per jaar eerst een gratis herinnering worden verstuurd. Pas voor een 4e wanbetaling in datzelfde jaar mag direct een kost van de geldende portokosten + maximaal 7,5 euro aangerekend worden voor de eerste herinnering.

Kosten geplafonneerd

Indien in de algemene voorwaarden staat dat er een intrest verschuldigd is bij wanbetaling, dan mag die intrest niet hoger zijn dan de intrest die in B2B geldt (momenteel 10,5%).

Als het verschuldigde saldo lager dan of gelijk aan 150 euro is, dan mogen maximaal 20 euro aanmaningskosten aangerekend worden. Voor een bedrag tussen 150 en 500 euro is dat maximaal 30 euro, vermeerderd met 10 procent van het verschuldigde bedrag tussen 150,01 en 500 euro. Ligt het bedrag hoger dan 500 euro, dan wordt dat 65 euro vermeerderd met 5 % van het verschuldigde bedrag op de schijf boven 500,01 euro met een maximum van 2.000 euro als het verschuldigde saldo hoger dan 500 euro is.

De nieuwe wet zal in werking treden op 1 september 2023, maar bevat een (korte) overgangsregeling:

voor contracten die afgesloten worden vanaf 1 september 2023 geldt dat eventuele schadebedingen sowieso onderworpen zullen zijn aan de nieuwe regels.

voor contracten die afgesloten werden vóór 1 september 2023, geldt dat eventuele schadebedingen pas aan de nieuwe regels onderworpen zullen worden vanaf 1 december 2023.

Bron: Unizo en De Tijd