Je digitale papierwinkel beheren
Ze zijn almaar talrijker, de elektronische documenten, en dat baart kopzorgen. Hoe lang en waar moet je ze bewaren? En hebben je erfgenamen later toegang tot je digitale archief?
“Steeds meer instellingen en instanties communiceren via mail om officiële documenten of facturen te sturen”, stelt lezeres Lydia vast. “Print je die best af of sla je ze op op je pc? Want wat als dat toestel plots de geest geeft of je geen toegang meer hebt tot die gegevens? In het papieren tijdperk moest je sommige documenten ook gedurende een bepaalde periode bewaren, maar hoe zit dat vandaag?”
Steeds vaker krijgen we op de redactie dergelijke vragen toegestuurd. Tijd dus voor een stand van zaken wat betreft de digitale papierwinkel: wat zijn de regels, maar ook welke ergernissen brengen ze teweeg? Zo is sinds 1 januari het hervormde Burgerlijk Wetboek van kracht, waardoor communiceren via mail nu wettelijk erkend is als een rechtsgeldige vorm van kennisgeving.
Hou twee back-ups bij op verschillende dragers
We beginnen met de eerste vraag: hoe bewaar je je documenten in dit digitale tijdperk? Helaas bestaat hiervoor geen pasklaar antwoord. Ook het klasseren van digitaal materiaal vergt, net als in die goede oude en niet helemaal vervlogen tijd van opbergmappen, doorzetting en organisatie.
Toch zijn de deskundigen die we hebben geraadpleegd het over een ding eens: “Om risico’s te vermijden is het essentieel dat je altijd twee back-ups, kopieën van je gegevens, maakt en die op verschillende mediadragers bewaart. Zelfs als je voor een online opslag – in de cloud – kiest, heb je nooit de volledige garantie dat je beschermd bent tegen hackers of het stopzetten van de dienst, alle geruststellende verklaringen die je hierover leest ten spijt. Door twee back-ups te maken op verschillende dragers – zoals je computer en een externe harde schijf – is het onwaarschijnlijk dat beide tegelijkertijd uitvallen. En niets houdt je tegen om een papieren kopie in een map te bewaren.”
Papier of digitaal?
De wet laat intussen toe om een hele reeks documenten digitaal te bewaren zonder dat ze hun juridische waarde verliezen, maar de manier waarop je ze bewaart moet wel de authenticiteit van de bron en de integriteit van de inhoud van deze documenten garanderen. ‘Dat betekent dat je elke mogelijke manipulatie van documenten moet voorkomen’, legt de FOD Financiën uit. Om dit te realiseren kan je een digitale kopie maken met apps als Office Lens, Cam Scanner of Genius Scan.
Toch willen we de stelling dat een ‘goede’ digitale kopie evenveel waard is als de originele papieren versie wat nuanceren. Zo staat op de website van het Rijksarchief te lezen dat ‘het belangrijk is om voorzichtig te blijven (...) een administratie dient een inschatting te maken van de juridische waarde van documenten die ze digitaliseert of voor digitalisering aanwijst. Voor documenten met juridische waarde (besluiten, arbeidsovereenkomsten, contracten e.d.) is het raadzaam om de papieren originelen verder te bewaren. Er kunnen zich immers problemen stellen op het gebied van geldigheid of bewijswaarde, omdat de scan juridisch gezien niet meer dan een kopie is (geen origineel).’
Kortom, zorg dat je bij twijfel altijd kan terugvallen op het originele papieren document.
Zoek het zelf maar uit
Back-ups maken, allemaal goed en wel, maar we worstelen er allemaal wel eens mee: “Ik heb dan wel een pc, tablet en smartphone, nooit heeft iemand me geleerd hoe die te gebruiken”, aldus een lezer. Voor sommigen is elektronisch archiveren vanzelfsprekend, anderen hebben hulp nodig. We leven in een tijd waarin handmatige handelingen en menselijk contact verdwijnen, maar laten daardoor veel mensen aan hun lot over met de boodschap: zoek het zelf maar uit. Digitale declassering is een realiteit, zo blijkt uit ons artikel ‘De smartphone, zonder kan niet meer’ vooraan in dit magazine. Want online communiceren, bestanden kopiëren en opslaan, software en apps gebruiken, is niet voor iedereen weggelegd.
Documenten van werken die je uitvoert aan je woning bewaar je best levenslang.
Neem nu de e-Box
En zelfs al ben je mee, dan nog moet je de logica van bepaalde toepassingen doorgronden. Neem nu de eBox, het platform waarop alle officiële documenten van overheidsinstellingen van dit land worden gecentraliseerd. In theorie heb je toegang tot je eigen eBox, maar de procedure is niet altijd makkelijk te begrijpen. Je ontvangt bijvoorbeeld een bericht van de FOD Financiën in je eBox. Dat blijkt dan om een pdf-document te gaan dat aangeeft dat je naar het onlineplatform MyMinFin moet om daar je aanslagbiljet te raadplegen! Omslachtig toch?
Soms maakt een bijkomende stap het allemaal nog wat ingewikkelder: waarom kan ik de brieven in mijn eBox niet openen? Of: Ik heb problemen met inloggen omdat het niet lukt om me te identificeren. Wil je de post in je eBox bekijken, dan moet je het programma Acrobat Reader op je computer hebben staan of installeren, en best geen al te oude versie.
De toegang tot je eBox is trouwens strikt persoonlijk en beveiligd: niemand anders heeft er toegang toe. Maar minder ervaren gebruikers geven hun digitale toegangscodes vaak door aan mensen die ze vertrouwen, zoals hun kinderen. Dat zorgt voor een delicate vorm van afhankelijkheid, terwijl de meeste van hen vroeger perfect in staat waren hun administratie alleen te beheren.
En daar stopt het niet. Wanneer de obstakels qua computerskills, digitale toegang en geschikte software uit de weg zijn geruimd, rijst de essentiële vraag: hoe archiveer je best de documenten die je ontvangt? Want dan blijkt dat de documenten die op MyeBox.be staan, afhankelijk van het soort document, slechts één maand tot drie jaar beschikbaar zijn. Je krijgt dan ook de raad om ‘niet te vergeten je documenten zo nodig te downloaden’. Al zijn er uitzonde-ringen: zo blijven documenten van de Federale Pensioendienst altijd beschikbaar in je eBox.
Weet ook dat op Doccle, het administratieve platform waarop je documenten van verschillende bedrijven of administraties kan ontvangen en betalingen via je computer kan uitvoeren, documenten minstens 7 jaar worden bewaard, of zelfs langer indien de wet dat voorschrijft.
Hoe lang bewaar je documenten van een overledene?
Notarissen bevelen aan om testamenten, schenkingen en alle andere notariële akten en documenten met betrekking tot een nalatenschap levenslang te bewaren. Dit om geschillen tussen erfgenamen te voorkomen. Ook andere documenten, zoals een huwelijksakte of een echtscheidingsconvenant, hou je bij voorkeur voor altijd bij.
Facturen van publieke nutsbedrijven, zoals water-, gas- en elektriciteitsrekeningen, moet je vijf jaar bijhouden, want deze bedrijven hebben het recht om verschuldigde bedragen tot vijf jaar na een overlijden bij de erfgenamen op te eisen. Het is ook raadzaam om bankdocumenten, arbeidscontracten en loonstrookjes van een overledene minstens vijf jaar te bewaren.
Kennen je erfgenamen je wachtwoorden?
Samen met het digitaal bewaren van documenten rijst ook de vraag van de overdracht ervan. Vroeger hield je alles netjes bij in een archiefkast, in dozen of in opbergmappen. Maar hoe zit dat vandaag? Hebben je erfgenamen later ook toegang tot je digitale nalatenschap?
Daarom zorgden de notarissen in 2021 voor Izimi, een digitale kluis die voor iedereen beschikbaar is. Daar worden al je notariële akten bewaard, maar je kan er ook andere documenten opslaan. Bovendien kan je zelf kiezen wat er met de inhoud van je digitale kluis gebeurt na je overlijden.
De notaris kan dan de overdracht regelen van de inhoud van je digitale kluis en die aan alle erfgenamen bezorgen, als zij daarom vragen.
Op Izimi kan je behalve alle belangrijke digitale documenten zoals paspoorten, diploma’s, eigendomsdocumenten, kredieten en verzekeringspolissen, ook gegevens veilig opslaan en bewaren die niet strikt met geldzaken te maken hebben, maar wel vertrouwelijk zijn. Denk aan computerfiles, mails, wachtwoorden van je accounts en profielen op sociale media, enzovoort.
Hoe lang moet je documenten bewaren?
Wat de termijnen betreft, is er geen verschil tussen papieren en digitale documenten.
- Facturen, 10 jaar. Voor de FOD Financiën moet je alle facturen en kopieën van facturen 10 jaar bewaren vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op hun datum van uitgifte.
- Verzekeringspolissen, 10 jaar en langer. Bij een BA auto of een familiale verzekering kunnen slachtoffers een vordering tot schadevergoeding indienen bij de verzekeraar binnen de 10 jaar vanaf het moment dat ze bericht krijgen dat ze een schadeclaim kunnen indienen. Volgens Assuralia is het dus verstandig om je documenten langer dan 10 jaar te bewaren. Maar sommige levensverzekeringen lopen tot aan het overlijden: deze polissen moet je dus levenslang bewaren.
- Loonbriefjes, 10 jaar en langer. Je maandelijkse loonstrookjes moeten je minstens tien jaar bewaren. Maar voor de berekening van je pensioen bewaar je beter het jaarlijkse overzicht van je salaris tot aan je pensioen, evenals het jaarlijkse uittreksel van de Federale Pensioendienst met je salarisgegevens.
- Documenten belastingaangifte, 10 jaar. De normale termijn voor de controle van je belastingaangifte bedraagt drie jaar, maar die kan tot tien jaar worden verlengd als er sprake is van een vermoeden van fraude of als het om een zogenaamde complexe belastingaangifte gaat. Je moet niet alleen een kopie van je belastingaangifte bewaren, maar ook de documenten waarop ze gebaseerd is, zoals loonbriefjes, facturen, attesten en bankafschriften.
- Documenten om levenslang te bewaren. Alle officiële documenten, zoals je geboorte- of adoptieakte, huwelijks- en echtscheidingspapieren, notariële akten, diploma’s, enz. moet je levenslang bewaren. Hetzelfde geldt voor alle documenten die betrekking hebben op werken die je aan je woning hebt uitgevoerd, wat bijzonder nuttig is in deze tijden van strengere normen qua energie-efficiëntie en van stedenbouwkundige overtredingen.
“Geen rekeningafschriften, dus minder erven”
Belgische banken zijn verplicht om digitale rekeningafschriften tien jaar beschikbaar te houden (verkrijgbaar tegen betaling). Dat komt overeen met de wettelijke verjaringstermijn. En na 10 jaar? Dan begint de miserie, zoals deze lezer mocht ervaren.
“Ik wist dat mijn broer een grote som geld had ontvangen van mijn moeder, maar toen ze stierf was het onmogelijk om de bankafschriften te bemachtigen die dit konden bewijzen. Ik vermoed dat mijn broer ze heeft laten verdwijnen. Dus, om de erfenis eerlijk te verdelen voor mijn zus en mijzelf, vroeg ik de bank om een kopie van de bankafschriften. Omdat mijn broer dit geld ongeveer 12 jaar geleden had ontvangen, kreeg ik te horen dat ze de afschriften niet konden verstrekken omdat ze niet langer dan 10 jaar worden gearchiveerd! We konden er dus geen spoor meer van terugvinden. Iedereen die bij de notaris rond de tafel zat wist dat mijn broer een grote som geld had ontvangen, maar het was aan ons om dat te bewijzen. Ondanks de veelgeprezen digitalisering van archieven konden we dat dus niet. Na deze tegenslag kan ik slechts één advies geven: vraag en bewaar vanaf het begin zoveel mogelijk bewijzen in meerdere exemplaren, zowel elektronisch als op papier.”