Nieuwe regels thuiswerkvergoeding
Werknemers die thuis werken maken kosten. Werkgevers kunnen daarin tussenkomen met een forfaitaire vergoeding of bureaumateriaal. In het kader van de coronacrisis werden de regels vorig jaar aangepast en sinds 1 maart 2021 nog een keer.
Door de coronacrisis voeren veel werknemers noodgedwongen hun taken van thuis uit. Werkgevers kunnen hun werknemers bureau- of informaticamateriaal ter beschikking stellen. Ze kunnen hen ook een forfaitaire vergoeding betalen die een aantal kosten dekt: elektriciteit, verwarming, het gebruik van privé computermateriaal, enz. Die vergoeding was al langer (van voor de coronacrisis) RSZ-vrij, maar om vrij te zijn van belastingen moest de werkgever een ruling aanvragen.
De Circulaire van de belastingadministratie van 14 juli 2020 maakte daar komaf mee, zodat de thuiswerkvergoeding ook fiscaal vrijgesteld was. Maar er bleven een aantal onduidelijkheden. Zo was gemiddeld 1 thuiswerkdag per week voldoende voor de RSZ, voor de fiscus was het gemiddeld 5 dagen per maand. En er mocht voor de fiscale vrijstelling geen onderscheid gemaakt worden tussen verschillende functiecategorieën. Het was ook niet duidelijk welke kosten precies gedekt waren door het forfait.
De nieuwe Circulaire van 26 februari 2021 werkt de onduidelijkheden weg. De thuiswerkvergoeding wordt niet belast als de werknemer gemiddeld 1 dag per week thuiswerkt. Dat kan één volledige werkdag per week zijn, twee halve werkdagen of meerdere dagen van een paar uur die gepresteerd worden tijdens de normale arbeidstijd. Er wordt gekeken op maandbasis of de voorwaarde voldaan is. Verder zullen er ook verschillende bedragen kunnen toegekend worden per functiecategorie, zonder dat er een ruling nodig is.
Welke kosten komen in aanmerking?
De Circulaire somt een lijst op van kosten die gedekt zijn door het forfaitair bedrag(de lijst is niet beperkt, het gaat om voorbeelden): gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte); printer- en computermateriaal (hiermee wordt niet de printer en computer zelf bedoeld, maar bijvoorbeeld papier, een USB-stick, muismatje, inkt,...); kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpen,...); nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming; onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing en koffie, water en versnaperingen.
In de Circulaire staat ook een lijst van kosten die buiten het forfait vallen (die lijst is wel beperkt): bureaustoel, bureautafel, bureaukast, functionele bureaulamp; een tweede computerbeeldscherm; printer/scanner; toetsenbord; muis, voetmuis, trackpad of trackball; hoofdtelefoon; specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc.
Welk bedrag?
Een werkgever kan een forfaitaire kantoorvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand toekennen aan werknemers die structureel en op regelmatige basis thuis werken. De regering heeft beslist om het maximumbedrag van 129,48 euro per maand voor april, mei en juni 2021 te verhogen tot een maximumbedrag van 144,31 euro per maand. In geval van deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd. Als een deeltijdse werknemer effectief structureel en op regelmatige basis aan thuiswerk doet, mag de werkgever de maximale forfaitaire kantoorvergoeding toekennen, ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.