Utilisez vos programmes de bureau en ligne

Vous recevez un document Word mais vous n’arrivez pas à l’ouvrir sur votre Mac ? Vous avez une liste de tâches Excel, que vous souhaitez partager avec d’autres personnes ? Office Online arrive à la rescousse !

Quelqu’un vous envoie un document Word par mail, mais vous ne possédez pas ce programme sur votre ordinateur. Vous allez bientôt organiser la journée porte ouverte de votre club sportif et vous allez avoir besoin d’une liste de tâches dans Excel. Ce serait pratique si d’autres personnes pouvaient la modifier régulièrement sans jamais devoir la mettre à jour par mail. Tout cela est possible : Microsoft propose Office Live, version en ligne de la suite bureautique Office, qui vous suivra partout et gratuitement !

Office Live propose moins d’options que la version standard qui, elle, est payante. Mais elle est suffisante pour réaliser du bon travail partout dans le monde. Et plusieurs personnes peuvent travailler sur le même dossier ! C’est un gros avantage. La seule condition est, bien entendu, de posséder une connexion internet.

Quelles sont les possibilités d’Office Live ?

Word : Vous voulez légèrement modifier un rapport rapidement ? Avec Microsoft Word Web Application, c’est du gâteau. Les outils proposés vous seront familiers, comme la correction orthographique et le formatage des paragraphes. En outre, l’ajout d’un tableau ou d’une illustration se feront directement depuis votre navigateur internet.

Excel : Microsoft Excel Web Application vous permettra d’effectuer une mise à jour d’un programme d’exercices ou d’un budget avec les membres de votre équipe. Où qu’ils soient, vous pourrez partager vos dossiers et travailler avec les autres.

PowerPoint : Vous pouvez avoir accès à votre présentation à tout moment avec Microsoft PowerPoint Web Application. Que vous soyez chez vous ou à votre bureau, cela n’a pas d’importance. Via votre navigateur web, vous pouvez projeter votre diaporama et effectuer des changements de dernière minute. Les outils d’ajout et de suppression de caractères et paragraphes, et l’application de nouveaux styles graphiques sont également disponibles en ligne. Vous pourrez même créer des cartes et des tableaux, ainsi que des listes à puces.

OneNote : Vous organisez un projet ? Avec Microsoft OneNote Web Application, vous n’aurez besoin que d’un seul lieu de stockage de toutes vos idées et de toutes les informations nécessaires. Toutes les personnes impliquées dans votre projet pourront contribuer à un bloc-note partagé via l’application. Et parce que OneNote Web Application permet de voir les dernières modifications apportées au document et même les versions antérieures, vous pourrez prendre conscience de vos efforts.

Comment procéder ?

Visitez le site http://office.live.com

Pour utiliser la version en ligne des programmes Office, il est nécessaire de posséder un compte Windows Live. Si vous avez une adresse hotmail, vous pouvez vous connecter en utilisant vos identifiants de boîte mail. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton  » Enregistrer  » et suivez les instructions.

Après l’inscription, vous accédez à votre bureau personnel, qui est actuellement vide. Dans l’onglet  » Documents récents sur SkyDrive « , les documents que vous avez créés ou édités apparaîtront. Pour afficher tous vos documents, cliquez sur  » Affichage  » à gauche, sous la rubrique  » Personnel « .

Dans cette même rubrique, vous aurez également les boutons  » Partagé  » et  » En commun avec moi « . La première section désigne tous les documents que vous avez partagés avec d’autres personnes. La deuxième indique les documents que d’autres ont partagés avec vous. A droite, vous pourrez cliquer sur les divers programmes d’Office Live que vous pouvez utiliser en ligne : Word, Excel, PowerPoint et OneNote.

Comment créer un document Word en ligne ?

Cliquez sur le logo Word. Dans la fenêtre suivante, donnez un nom à votre document et cliquez sur « Enregistrer ».

Le programme se met alors en route et vous obtenez une fenêtre semblable à Word 2010. Vous pouvez remarquer que les possibilités sont presque égales. Vous pouvez copier, coller et couper, modifier les polices d’écriture et leurs tailles, mettre le texte en gras ou en italique, modifier les paragraphes, vérifier l’orthographe, insérer des tableaux, graphiques et images, etc.

Travailler avec Excel, PowerPoint et OneNote

Pour ces programmes, la différence avec leur version payante n’est pas très grande. Seules les fonctions les plus avancées ne sont pas disponibles.

Comment modifier un document ?

Fermez tous les programmes en ligne et retournez à votre page d’accueil personnalisée. La liste de vos documents apparaît alors. Quand vous survolez l’un d’eux avec votre curseur, l’option « Ouvrir dans le navigateur » ou  » Ouvrir dans Word  » (s’il s’agit d’un document Word) apparaît. Sélectionnez  » Modifier dans le navigateur  » et votre document s’ouvrira dans Word Web Application. Vous pourrez alors continuer à travailler dessus en toute sécurité.

Si vous laissez votre curseur sur le document, vous aurez également l’option  » Plus « . En cliquant dessus, vous obtiendrez un certain nombre de fonctionnalités supplémentaires, telles que la visualisation du document, le changement de nom ou le téléchargement du document.

Comment partager un document ?

De la même manière, vous aurez le bouton  » Partager  » dans l’option  » Plus  » citée plus haut.

Vous devez d’abord cliquer sur  » Personnaliser les autorisations « .

Vous verrez un curseur qui va de  » moi  » à  » chacun « . A vous de déterminer quel document vous voulez partager avec vos amis et quels amis peuvent y avoir accès. Vous pourrez également déterminer si les personnes peuvent seulement consulter le fichier ou aussi les modifier.

Enfin, cliquez sur  » Enregistrer « .

Maintenant, les personnes avec qui vous avez souhaité partager vos documents doivent en être informées et savoir où trouver le document. Retournez sur votre fichier avec votre curseur et cliquez sur  » Plus  » et  » Partager « . Ensuite, cliquez sur  » Envoyer un lien « . Vous pouvez également ajouter un message à votre lien.

Un autre moyen consiste à copier/coller le lien de votre document et à l’envoyer par mail à vos amis. Pour cela, cliquez sur  » Get link  » dans la fenêtre  » Partager avec des amis  » et copier le lien qui s’y trouve. Vous pouvez ensuite ouvrir votre boîte mail et coller le lien.

Importer des fichiers de votre ordinateur

Retournez à votre page d’accueil personnalisée et cliquez sur  » Ajouter des fichiers « . Sélectionnez ensuite le dossier où les documents seront placés. Faites glisser les documents dans la fenêtre qui s’ouvrira ou cliquez sur  » Sélectionner les documents  » et récupérer les fichiers à importer. Par après, cliquez sur  » Continuer « . Le fichier est maintenant transféré et vous pouvez le consulter en ligne.